受注業務を効率化するにはどうしたらいいですか？

受注業務の効率化は、何から始めればいいですか？

受注業務が重いのは、注文が届くこと自体ではありません。重いのは、届いた注文を人が読み取り、販売管理システムに入力し直す工程です。ここを見ずにツールを比べると、いちばん時間を使っている工程が手つかずのまま残ります。

比較記事やランキングから入ると、自社の工程ではなく製品の機能で判断することになります。順番が逆です。まず自社を測り、それから打ち手を選びます。

受注業務では、どこで時間が消えているのですか？

① 読み取る（解釈する）　LINEのメッセージ、メールの本文、FAXの手書き、電話のメモ。書式が決まっていない文章から、商品と数量と納期を読み取ります。「いつもの」「3箱」が何を指すのかを、担当者の頭の中にある情報で補いながら判断しています。

② 入力する（打ち直す）　読み取った内容を、販売管理システムに手で入力します。同じ情報を、届いた形から社内の形へ「移し替える」だけの作業です。ここが最も時間を使い、最もミスが出ます。

③ 確認する・問い合わせる　読み取れなかったもの、在庫が足りないもの、納期が合わないものを、電話やメッセージで確認します。相手の返事を待つ間、その注文は止まります。

④ 例外を処理する　急な追加、キャンセル、数量変更、締め時間を過ぎた注文。イレギュラーは必ず発生し、そのたびに①〜③をやり直します。

そして、これらが朝に集中します。前日の夜から当日の朝までに届いた注文を、出荷までに処理しなければならないためです。「朝はこの作業で他に何もできない」という状態は、工程の問題であると同時に、時間の集中の問題でもあります。

日和あかり · 読者の気持ちを代弁

「うちが特別に忙しいだけでは」とおっしゃる方が多いのですが、工程に分けてみると、どの会社もだいたい同じ四つに時間を使っています。忙しさの問題ではなく、工程の形の問題なんです。

効率化の打ち手には、どんな選択肢がありますか？

打ち手① 人を増やす・外注する

受注担当を増員する、または受注入力を外部に委託します。向いている会社は、繁忙期だけ量が跳ね上がる会社、注文の形が複雑で当面は人の判断が必要な会社です。限界は、工程そのものが変わらないこと。取引先が増えれば人も増やし続けることになります。①の「読み取る」は経験に依存するため、新しい方がすぐ同じ速度で処理できるとは限りません。担当者が辞めたときに業務が止まるリスクも残ります。

打ち手② 取引先に発注方法を変えてもらう

Web受発注システムやEDIを導入し、取引先にその画面から発注してもらいます。データが最初から構造化されるため、②の入力工程は原理的になくなります。向いている会社は、取引先の数が限られていて関係が深く、こちらの依頼に応じてもらえる会社です。

限界は、取引先に「変えてください」とお願いできるかどうかがすべてを決めることです。飲食店や小売店の現場では、深夜や早朝に、慣れたLINEや電話で発注しているケースが少なくありません。そこに新しい画面を覚えてもらう依頼は、こちらが思うより重い依頼です。導入したものの一部の取引先しか使ってくれず、結局「システム経由」と「これまでどおり」の二重管理になる、という失敗はよく起こります。

打ち手③ 届いた注文書をAI-OCRでデータにする

FAXやPDFで届いた注文書をAI-OCRで読み取り、データに変換します。帳票の書式ごとに読み取り設定をつくり、精度を上げていきます。向いている会社は、注文の大半が決まった書式の帳票で届く会社、特定の大口取引先からの注文が量の多くを占める会社です。

限界は、対象が「帳票」であることです。LINEのメッセージ、メールの本文、電話のメモのような書式のない自由な文章は範囲外になります。また帳票の種類ごとに設定が必要なため、注文件数の少ない取引先まで対応するとコストが見合わなくなり、結局その分は手入力のまま残るということが起こります。

打ち手④ 受け方は変えずに、社内の入力だけをなくす

取引先にはこれまでどおりの方法で注文を送ってもらい、届いた内容を読み取ってデータにし、いま使っている販売管理システムに渡します。取引先も、社内の販売管理システムも変えません。変わるのは「人が読んで打ち直す」工程だけです。向いている会社は、取引先に発注方法の変更をお願いしづらい会社、注文が複数の経路に分散している会社、販売管理システムを入れ替える予定がない会社です。

限界は、自由な文章を読み取る以上、確信が持てない項目が必ず出ることです。「いつもの」が何を指すか、「3箱」がどの規格か。ここを機械が勝手に決めてしまうと、誤出荷という、いちばん高くつくミスになります。したがってこの方式では、確信度の低い項目だけを人に確認する仕組みが必ず必要です。

日和あかり · やさしく整理すると

打ち手は四つ。どれが良い悪いではありません。御社に注文がどう届いているかによって、合うものが変わります。ですので次は「自社はどれに当たるか」を見ていきましょう。

自社にはどの打ち手が合いますか？

日和あかり · 気をつけたいところ

ここでいちばん多い失敗は、Q2（取引先にお願いできるか）を確かめないまま決めてしまうことです。ここだけは、社内の希望ではなく、取引先の実際の返事で判断してください。

効率化でよくある失敗は何ですか？

「受け方は変えない」とは、どういう考え方ですか？

この考え方の出発点は、「取引先は変わってくれない」という前提を、悲観ではなく設計条件として受け入れることです。取引先にとって発注方法の変更は、メリットの薄い手間です。ならば、変えてもらわなくても社内の入力がなくなる形から考える。それが四番目の打ち手です。

この場面で変えるのは、担当の方が「読んで打ち直す」ところだけです。取引先の送り方も、いま使っている販売管理システムも、そのままにします。

ただし、この考え方にも限界があります。自由な文章を読み取る以上、確信が持てない項目は必ず残ります。「全部自動で終わります」と説明された場合は、例外をどう扱うのかを必ず確認してください。私たちも、確信度の低い項目は人に確認していただく前提で設計しています。

なお、どの受注経路にどこまで対応できるか、どの販売管理システムと連携できるかは、会社ごとの状況によって変わります。一般論ではなく、自社の条件で確認してください。