受注担当が辞めるたびに、朝が止まる。人を増やす前に変えられることは？

受注担当は、なぜ辞めていくのですか？

「朝が怖い」を三つの条件に分けると、こうなります。

三つのうち一つなら、耐えられます。三つが毎朝、同じ時間に重なることが問題です。なぜ注文が朝に集中するのかは夜のうちに届いた注文を、朝の締め切りまでに終わらせるには？で、どこで入力ミスが起きるのかは食品卸の朝6時、注文は届いているで書きました。この記事では、その手前にある「人が離れていく構造」だけを見ます。

人を増やせば、解決しますか？

人を増やすことが間違いだと言いたいのではありません。何を解決し、何が残るのかを分かったうえで選べばよいのです。表の一行目を「今のまま続ける」にしたのには理由があります。実際に一番多く選ばれている答えだからです。

何もしないことも選択です。その費用は、次の人が辞める日にまとめて請求されます。引き継ぎはその人の頭の中にあり、一緒に出ていきます。効率化の選択肢をもっと広く比べたものは受注業務を効率化するにはどうしたらいいですか？の質問03にあります。

日和あかり · 読者の気持ちを代わりに

社長さんがよく口にされるのが「人の問題」です。それが間違いというわけではありません。でも、三人目が同じ席で辞めていくなら、それは人の問題ではなく席の問題かもしれません。席を見るには、まずその席で何が起きているかを知る必要があります。

社長は、朝の2時間に何が起きているかを知っていますか？

社長は朝の処理を自分ではしません。見えるのは、出荷が出たか、クレームが来たかだけです。その間の2時間は、担当者の頭の中にしかありません。聞くべきは感想ではなく数字です。三つで足ります。

この三つの数字が、今すぐ大まかにでも浮かばないなら、それがこの記事の最初の発見です。聞く前に一つだけ。処理の途中には聞かないでください。終わってから聞いてください。そして「仕事がどれくらい大変か、数字で見たい」と理由を先に伝えてください。担当者にとってこの数字は、自分の負担を社長に見せられる根拠になります。

「仕事の形を変える」とは、具体的に何を変えることですか？

三つの条件がどう変わるかを見ると、こうなります。

社長にとって大事なのは画面ではなく、ここです。担当者が替わっても「整理された状態」は残ります。引き継ぎが「頭の中」から「画面」に移ります。新しい人でも、初日から確認の仕事はできます。

あたたかいデジタルのユトレルは、LINE・メール・FAX・電話・自社システムにばらばらに届く受注内容と発注対応を、一か所で整理する受発注管理システムです。この記事の流れで言えば、担当者が替わっても残る「整理された状態」をつくる仕事をします。取引先には何もしてもらいません。今お使いの販売管理システムには、整理したデータを渡します。最初からすべての経路を変えることはしません。注文が一番多く届く経路の一つから始め、朝が実際にどう変わったかを確かめてから広げます。

日和あかり · かんたんに整理すると

なくすのは、担当者の仕事ではありません。「叱られる仕事」です。読んで転記して間違える仕事、ひとりで記憶を頼りに確かめる仕事。最後に「これで合っている」と確認する仕事は、担当者にそのまま残ります。残すべき仕事でもありますから。

システムを入れて、かえって現場が大変になりませんか？

社長がシステム導入をためらう理由は、ほとんどがこの不安です。もっともな不安です。だから、選ぶ基準を先に書きます。どの会社のシステムでも、同じ基準で見ていただけます。

私たちもこの基準でつくっています。整理までにとどめ、最後の確認は担当者に残します。「処理速度が何倍」とも約束しません。約束できるのは、担当者が何をしなくなるかまでです。

日和あかり · 気をつけたいこと

「システムを入れたら社員がもっと大変になった」という話の多くは、システムが悪かったのではなく、取引先や社員に何かを新しくさせたからです。何もさせないことが基準です。それからもう一つ—「離職が減ります」と約束するシステムには気をつけてください。それは検証できる効果ではなく、社長さんが望んでいる変化です。

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明日の朝、まず何をすればいいですか？

30分横に座ることには、もう一つの効果があります。担当者が感じている「ひとりで」が、その時間だけは少し軽くなります。それも小さな実行です。