밤사이 들어온 주문을, 아침 마감까지 끝내려면?

밤사이 들어온 주문은, 왜 아침에 한꺼번에 무거워지나요?

주문은 담당자의 근무 시간에 맞춰 오지 않습니다. 거래처가 가게 문을 닫고 재고를 본 뒤, 또는 새벽 시장에 나가기 전에 보냅니다. 그래서 주문은 밤과 새벽에, 여러 경로로 조금씩 들어옵니다.

이 장면에서 담당자가 7시부터 7시 40분까지 한 일은 「처리」가 아닙니다. 흩어진 주문을 찾아서 모은 것입니다. 이 시간은 업무 일지에 잘 적히지 않습니다. 그래서 「아침이 바쁘다」는 말은 있어도, 무엇이 바쁜지는 잘 보이지 않습니다.

아침 마감을 지키려면, 무엇부터 줄여야 하나요?

아침 주문 업무는 크게 세 가지 일로 나눌 수 있습니다. 순서가 정해져 있고, 앞의 일이 끝나야 뒤의 일을 할 수 있습니다.

많은 회사가 ②를 빠르게 하는 방법부터 찾습니다. 하지만 ①이 30분 걸리는 날은, ②를 아무리 서둘러도 ③에 쓸 시간이 남지 않습니다. ①이 줄면, 같은 출근 시각에 ③을 차분히 할 수 있습니다. (시간은 설명을 위한 예시입니다.)

옮겨 적기가 왜 무거운지는 수주 업무를 효율화하려면 어떻게 해야 할까요?에서 자세히 다뤘습니다. 이 글은 그 앞 단계인 「모으기」에 집중합니다.

히요리 아카리 · 독자의 마음을 대신해서

「내가 느린 걸까」 하고 생각했던 분도 있을 거예요. 그런데 아침을 세 가지 일로 나눠 보면, 느린 게 아니라 모으는 일이 매일 먼저 기다리고 있었던 것일 수 있습니다. 우리 아침은 어느 쪽인지, 한번 확인해 볼까요?

시간이 촉박해도 실수하지 않으려면 어떻게 해야 하나요?

마감이 가까워지면, 담당자는 주문을 찾으면서 동시에 입력하고, 입력하면서 동시에 빠진 것이 없는지 떠올립니다. 머릿속에서 세 가지 일이 한꺼번에 돌아갑니다. 이때 생기는 실수는 부주의 때문이라기보다, 일이 놓인 모양 때문입니다.

밤사이 주문이 아침에 이미 한곳에 순서대로 모여 있다면, 담당자는 「어디에 뭐가 왔지?」를 떠올릴 필요가 없습니다. 남은 시간과 주의력을 내용이 맞는지 확인하는 일에 쓸 수 있습니다.

여기서 중요한 점이 있습니다. 시스템이 사람 대신 확인해 주는 것이 아닙니다. 「이 양배추는 몇 케이스인가」 같은 판단은 여전히 사람이 합니다. 달라지는 것은, 사람이 확인에 집중할 수 있는 시간이 생긴다는 점입니다.

입력 실수가 반복되는 다른 이유들은 식품 도매의 아침 6시, 주문은 이미 와 있다에서 정리했습니다.

거래처에 「밤에는 보내지 말아 달라」고 해야 하나요?

거래처가 밤에 주문하는 데는 이유가 있습니다. 가게를 닫고 남은 재고를 본 뒤에야 내일 필요한 양을 알 수 있기 때문입니다. 주문 시간을 앞당겨 달라고 하면, 거래처는 추측으로 주문하게 되고 추가·변경 주문이 늘어날 수 있습니다.

보내는 경로도 마찬가지입니다. 오래 써 온 LINE이나 FAX를 바꿔 달라고 하는 것은, 생각보다 큰 부탁입니다. 일부 거래처만 바꾸면 오히려 확인할 곳이 하나 더 늘어납니다.

따뜻한기술이 고객에게 드리는 이 말은, 모으기에도 그대로 적용됩니다. 받는 방식은 그대로 두고, 회사 안에서 「사람이 찾아서 모으는 일」을 줄이는 것부터 생각합니다. 여러 방법의 장단점은 효율화의 네 가지 방법에 정리해 두었습니다.

히요리 아카리 · 주의할 점

「주문 마감을 정하자」는 이야기가 나오면, 먼저 거래처가 왜 그 시간에 보내는지 한번 들어 보세요. 이유를 모른 채 정한 규칙은, 결국 담당자가 전화로 예외를 받는 일로 돌아오기 쉽습니다.

내일 아침, 무엇부터 확인하면 되나요?

「아침이 바쁘다」를 「모으는 데 ○분」으로 바꾸면, 무엇을 바꿔야 할지가 보입니다. 새로운 도구를 찾기 전에, 하루만 네 개의 시각을 적어 봅니다.

경로별로 몇 건이 왔는지도 옆에 적어 두면 좋습니다. 가장 많은 경로가, 가장 먼저 모으는 방식을 바꿔 볼 곳입니다.

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밤에 들어온 주문이 아침에 이미 모여 있으려면, 무엇이 필요한가요?

모으는 일을 사람이 하지 않으려면, 주문이 들어온 순간에 누군가 대신 모아 두어야 합니다. 밤에는 사람이 없으니, 그 역할은 시스템이 맡는 것이 자연스럽습니다. 사람은 아침에 모인 목록을 보고 확인하고 판단하는 일을 맡습니다.

따뜻한기술의 ユトレル（유토레루）는 LINE·메일·FAX·전화·자사 시스템으로 흩어져 들어오는 수주 내용과 발주 대응을 한곳에서 정리하는 수주·발주 관리 시스템입니다. 이 글의 흐름으로 말하면, 밤에 들어온 주문이 아침에 이미 모여 있는 상태를 만드는 일을 합니다.

다만 처음부터 모든 경로를 한 번에 바꾸지는 않습니다. 주문이 가장 많이 들어오는 경로 하나부터 시작하고, 아침이 실제로 어떻게 달라졌는지 확인한 뒤에 넓힙니다. 어떤 경로와 판매관리 시스템에 맞출 수 있는지는 회사마다 달라서, 하나씩 함께 확인합니다.

처리 속도가 몇 배가 된다고 약속하지는 않습니다. 약속할 수 있는 것은 방향입니다. 담당자가 아침에 「찾기」 대신 「확인」부터 시작하는 것. 그리고 밤에 하던 걱정이, 아침에는 한곳에 모여 있는 목록으로 바뀌는 것입니다. ユトレル가 아침에 만들고 싶은 상태는, 일본어 페이지에서 한 줄로 이렇게 적었습니다 — 「受注の朝が、ゆとれる」.

히요리 아카리 · 쉽게 정리하면

바뀌는 것은 하나예요. 「주문이 어디에 와 있는지 찾는 일」을 사람이 하지 않게 되는 것. 거래처가 보내는 방식도, 지금 쓰는 판매관리 시스템도 그대로 둡니다.